Svar

Svör bæjarstjóra:
1. Hvenær var ákveðið að fara í endurbætur á jarðhæð ráðhússins í bókasafninu?

Líkt og fram kemur í fyrirspurn bæjarfulltrúans hafa endurbætur verið til umræðu árum saman en enginn undibúningur þó farið fram. Í skýrslu Haraldar L. Haraldssonar, sem unnin var síðastliðinn vetur, skilað í janúar 2019 og tekin til umfjöllunar í bæjarstjórn 27. febrúar 2019, kom m.a. fram þessi umræða, sem bæjarfulltrúinn nefnir, um að afgreiðsla ráðhússins flytjist í húsnæði safnsins.
Þann 27. september 2018 fór forstöðumaður bókasafns fram á að skipt verði um gólfefni á safninu. Ljóst er að þetta var brýnt mál og dúkur orðinn gatslitinn. Samdægurs kannaði umsjónarmaður fasteigna Árborgar ástandið og gerði ráð fyrir endurbótum í fjárhagsáætlun sem samþykkt var í desember 2018. Umsjónarmaður fasteigna gerði ráð fyrir að lagning dúksins gæti hafist í ágúst, þegar verkefnum verktaka í skólum Árborgar væri lokið.
Í kjölfar samþykktar fjárhagsáætlunar, þar sem gert var ráð fyrir nýjum stöðugildum í ráðhúsinu, varð ljóst að gera þyrfti breytingar í húsinu þannig að fleiri gætu verið þar með vinnuaðstöðu en verið hefur.
Í tillögu Haraldar L. Haraldssonar, nr. 131, er fjallað um húsnæði ráðhúss og gerð tillaga um að fyrirkomulagið verði endurskoðað þannig að betri nýting fáist á húsnæðinu.
Í tillögu bæjarstjóra að aðgerðaáætlun vegna tillagna H.L.H, sem lögð var fyrir fund bæjarstjórnar þann 20. mars 2019 í samræmi við ákvörðun bæjarstjórnar frá 27. febrúar 2019, var kynnt að málið yrði unnið með arkitektum og tillögur um úrbætur lagðar fram fyrir fjárhagsáætlun haustsins.
Eftir samtal við arkitekta var hafist handa við endurhönnun og skipulagningu ráðhúss í samráði við starfsfólk í húsinu og með hliðsjón af ofangreindum hugmyndum og ákvörðunum. Var einnig óskað eftir kostnaðaráætlun sem ganga ætti út frá lágmarksbreytingum í fyrstu sem þó væru þannig að þær myndu nýtast ef farið yrði í víðtækari breytingar síðar.
Talsverðan tíma tók að fullhanna breytingarnar og var ástæðan fyrst og fremst sú að mikið samráð var haft við starfsfólk til að tryggja að breytingarnar yrðu skynsamlegar, hagnýtar og í fullri sátt. Það fór því svo að kostnaðaráætlun fyrir breytingar var enn ekki tilbúin þegar gólfdúkurinn kom til Árborgar í byrjun júní mánaðar.
Ljóst var að það væri firra að fresta því í lengri tíma að setja niður dúkinn, en jafnframt að ómögulegt væri að leggja dúkinn án þess að fyrirhugaðar breytingar á veggjum o.þ.h. yrðu gerðar samhliða. Einnig þurfti að fá samning við verktaka um framkvæmd verksins.
Í júní mánuði var ráðinn verkefnisstjóri frá Verkís (ESB) í að skipuleggja ýmis framkvæmdaverkefni á vegum Árborgar. Verkefnisstjóri og umsjónarmaður fasteigna Árborgar tóku svo boltann, unnu kostnaðaráætlun og skipulögðu framkvæmdir.
Segja má að unnið hafi verið afrek þeirra sem að málinu komu í að koma verkinu af stað á þeim tíma sem raun bar vitni, þannig að það myndi ekki dragast frekar. Ástæða er til að þakka sérstaklega fyrir það.

2. Hvenær eða hvort voru þessar umbætur á bókasafninu teknar fyrir í bæjarkerfinu?

12. desember 2018 ? Fjárhagsáætlun samþykkt. Umbætur á bókasafni og skipti á gólfdúks voru ekki ræddar sérstaklega á bæjarstjórnarfundi heldur aðeins á vinnufundum bæjarfulltrúa um fjárhagsáætlun, enda aðeins hluti fjölda verkefna í fjárhagsáætlun. í fjárhagsáætlun var gert ráð fyrir kostnaði við þessar breytingar í ýmsum fjárfestingaverkefnum hjá Eignadeild og endurbótum á skrifstofum ráðhúsi hjá bæjarskrifstofu.
27. febrúar 2019 ? Tillögur Haraldar L. Haraldssonar lagðar fyrir bæjarstjórn.
20. mars 2019 ? Aðgerðaráætlun vegna tillagna H.L.H. lögð fyrir bæjarstjórn.

3. Liggur fyrir framkvæmda og fjárhagsáætlun um verkið og hvar var það lagt fyrir?

Kostnaðaráætlun Verkís er dagsett 27. ágúst 2019. Hún hefur ekki verið tekin til umfjöllunar annarsstaðar en á milli verkefnisstjóra og starfsmanna mannvirkja- og umhverfissviðs.

4. Hvenær lýkur verkinu og hvað mun það kosta?

Heildarkostnður við breytingar í ráðhúsi, eins og þær hafa nú verið hannaðar og undirbúnar, er áætlaður 46 m.kr. Aðeins er þó verið að vinna hluta af þeim verkþáttum á þessu ári. Gert er ráð fyrir að fá heimildir fyrir öðrum liðum breytinganna í fjárhagsáætlun 2020 og jafnvel einhvers kostnaðar vegna 2. hæðar með tillögu að viðauka við áætlun 2019.

5. Hefur verkið, kynningin á verkinu og framkvæmdir allar verið unnar í nánu samstarfi við til dæmis héraðsskjalasafn Árnessýslu sem er með mikilvæga starfsemi á jarðhæðinni og auðvitað starfsmenn og viðskiptavini safnsins?

Verkið hefur verið unnið í miklu samráði við starfsfólk bókasafnsins, og annað starfsfólk hússins. Ekki var haft samráð við notendur safnsins, en rík áhersla lögð á að unnið væri á grunni þekkingar starfsfólks bókasafnsins á þörfum viðskiptavina. Ekkert samráð hefur verið haft við héraðsskjalasafn Árnessýslu um breytingarnar. Þar sem Héraðsskjalasafnið er á leið úr húsnæðinu á næstunni þá er miður að ekki skyldi lagður nýr dúkur á þann hluta húsnæðisins í leiðinni, en slíkt hefði reyndar kallað á miklar tafir og aukinn kostnað.