3.liður úr fundargerð forsetanefndar frá 12.okt.sl. Tillaga áheyrnafulltrúa Samfylkingar og fulltrúa VG lögð fram til kynningar og umræðu Áheyrnarfulltrúi Samfylkingar og fulltrúi VG leggja fram eftirfarandi tillögu: Tillaga til breytinga á samþykkt um stjórn Hafnarfjarðarkaupstaðar og fundarsköp bæjarstjórnar. Lögð fram til umræðu á fundi forsetanefndar þann 12.10.2015. Almennt um tillöguna Lagt er til að forsetaanefnd (forsætisnefnd) verði veitt sambærilegt hlutverk á við það sem gildir um forsætisnefndir m.a. í Reykjavík og Kópavogi, þar sem henni hefur verið gefið aukið vægi m.a. í undirbúningi bæjarstjórnarfunda. Markmiðið með þeim breytingum er að auka aðkomu fulltrúa allra flokka að undirbúningi sameiginlegra bæjarstjórnarfunda og stuðla þannig að aukinni samvinnu og heilbrigðu samráði þeirra í milli. Til að ná því markmiði og stuðla að aukinni skilvirkni og samstöðu í störfum bæjarstjórnar leggjum við til eftirfarandi breytingar á samþykkt um stjórn Hafnarfjarðarkaupstaðar og fundarsköp bæjarstjórnar. Þá er lagt til að heiti nefndarinnar verið breytt til samræmis við það sem tíðkast um sambærilegar nefndir í öðrum sveitarfélögum, þ.e. í stað forsetanefndar komi forsætisnefnd. Greinargerð: Fram til ársins 2014 þjónaði forsetanefnd Hafnarfjarðarbæjar hlutverki óformlegs samstarfsvettvangs allra flokka sem eiga fulltrúa í bæjarstjórn Hafnarfjarðar. Hefur nefndin í gegnum tíðina unnið að undirbúningi margháttaðra breytinga og umbóta m.a. á samþykktum sveitarfélagsins, gerð erindisbréfa fyrir ráð og nefndir, fjallað um fyrirkomulag funda og annarra starfa kjörinna fulltrúa og verið mikilvægur vettvangur samskipta þeirra sem sinna trúnaðarstörfum fyrir hönd bæjarbúa í Hafnarfirði. Lengst af hafði nefndin ekki formlegt hlutverk og um hana var hvorki getið í samþykktum né var í gildi sérstakt erindisbréf um störf hennar. Það má því segja að hún hafi í reynd verið starfshópur fremur en hluti af hinu formlega stjórnkerfi. Almennt má segja að nefndin hafi eftir sem áður þjónað mjög mikilvægu hlutverki, ekki síst í því skyni að skapa fulltrúum ólíkra stjórnmálaflokka vettvang til að ræða sameiginleg málefni, s.s. skipulag funda og fyrirkomulag annarra starfa þeirra sem kjörinna fulltrúa. Á síðasta kjörtímabili hófst vinna við að formgera samstarfið á vettvangi forsetanefndar, tryggja henni skýrari sess í stjórnkerfinu og auka sýnileika þeirrar vinnu sem þar fer fram. Í upphafi þessa kjörtímabils samþykkti bæjarstjórn svo erindisbréf fyrir nefndina. Þrátt fyrir að með því væri stigið jákvætt skref náðist ekki samstaða innan bæjarstjórnar um að auka vægi nefndarinnar með sama hætti og gert hefur verið með góðum árangri í nágrannasveitarfélögunum. Það sem af er þessu kjörtímabili hefur nefndin lengst af fundað bæði sjaldan og óreglulega en undanfarnar vikur hefur orðið jákvæð breyting þar á. Eftir sem áður kemur nefndin ekkert að undirbúningi bæjarstjórnarfunda heldur er það verkefni á höndum fulltrúa þeirra flokka sem skipa meirihluta í bæjarstjórn eingöngu. Með breyttu fyrirkomulagi yrði það hlutverk forsætisnefndar að skipuleggja í sameiningu fyrirkomulag fundanna, t.d. röðun dagskrárliða og framsetningu þeirra. Sú vinna færi fram undir stjórn forseta sem stýrir fundum forsætisnefndar. Í stað þess að kjörnir fulltrúar sendi bæjarstjóra óskir um að tiltekin mál séu tekin á dagskrá og það sé í hans höndum að móta dagskrá bæjarstjórnafundarins, yrði forsætisnefnd viðtakandi erindanna frá kjörnum fulltrúum, sem og frá bæjarstjóra. Með breytingunum er gert ráð fyrir að nefndin fundi að lágmarki hálfsmánaðarlega og undirbúi dagskrá bæjarstjórnar áður en hún er send út til fundarmanna og kynnt almenningi í samræmi við gildandi reglur þar um. Með því takast fulltrúar allra flokka á hendur sameiginlega ábyrgð á mótun dagskrár og skipulags bæjarstjórnarfunda og öðlast um leið betri forsendur til samráðs um útfærslu einstakra mála eða tillagna. Teljum við að með þessum móti sé hægt að skapa aðstæður sem eru betur til þess fallnar en núverandi fyrirkomulag að draga úr óþarfa ágreiningi og bæta það mikilvæga starf sem fram fer á vettvangi bæjarstjórnar. Við sem stöndum að þessari tillögu að breyttum starfsaðferðum teljum að með þeim geti skapast meira jafnræði milli fulltrúa í bæjarstjórn og dreifð ábyrgð á skipulagi bæjarstjórnarfunda geti stuðlað að jákvæðara andrúmslofti, dregið úr óþarfa ágreiningi og leitt til aukinnar skilvirkni í störfum bæjarstjórnar Hafnarfjarðar. Tillagan byggir á því fyrirkomulagi sem í gildi er í borgarstjórn Reykjavíkur og hefur reynst vel. Tillaga að nýrri grein (aðrar greinar í núgildandi samþykkt breytist til samræmis, þ.e. sú grein sem nú er nr. 50 verði nr. 51 o.s.fv.: 50. gr Forsætisnefnd Forseti og varaforsetar bæjarstjórnar skipa forsætisnefnd og stýrir forseti starfi nefndarinnar. Nú á framboðslisti sem fær kjörinn fulltrúa í bæjarstjórn ekki fulltrúa í forsætisnefnd skv. 1. málsl. og skal hann þá tilnefna bæjarfulltrúa úr sínum röðum sem áheyrnarfulltrúa í forsætisnefnd með málfrelsi og tillögurétt. Forsætisnefnd heldur að jafnaði fundi tvisvar í mánuði. Boða skal til aukafunda eftir þörfum. Forseti bæjarstjórnar boðar til funda forsætisnefndar og ákveður dagskrá í samráði við framkvæmdastjóra nefndarinnar. Verkefni forsætisnefndar eru sem hér segir: 1. Skipuleggur starf bæjarstjórnar. 2. Fjallar um tillögur að breytingum á samþykkt um stjórn Hafnarfjarðarkaupstaðar og fundarsköp bæjarstjórnar og samþykktum fyrir einstakar nefndir 3. Fjallar um álitamál varðandi málsmeðferð í nefndarkerfi og bæjarstjórn Hafnarfjarðarkaupstaðar og önnur álitaefni sem til hennar er vísað.. 4. Setur reglur um kjör og starfsaðstöðu kjörinna fulltrúa 5. Fjallar um önnur þau mál sem forseti leggur fyrir hana eða aðrir nefndarmenn, áheyrnarfulltrúar eða framkvæmdastjóri forsætisnefndar óska eftir að ræða. Bæjarlögmaður annast umsýslu fyrir forsætisnefnd, þ.m.t. ritun fundargerða og er framkvæmdastjóri forsætisnefndar. Tillaga að breytingu á 10. grein í núgildandi samþykkt Greinin í dag: 10. gr. Dagskrá bæjarstjórnarfundar. Bæjarstjóri semur dagskrá bæjarstjórnarfundar í samráði við forseta og skal dagskráin fylgja fundarboði. Á dagskrá bæjarstjórnarfundar skal taka: 1. Lögákveðnar kosningar s.s. kosningar forseta og varaforseta bæjarstjórnar, kosningar nefnda, ráða og stjórna á vegum bæjarstjórnar, svo og ráðningu bæjarstjóra og helstu stjórnenda sveitarfélagsins og endurskoðenda þess. 2. Fundargerðir ráða, nefnda og stjórna á vegum sveitarfélagsins sem lagðar eru fram til kynningar. 3. Ályktanir og tillögur sem fram koma í fundargerðum, sbr. 2. tölul. hér að framan og þarfnast staðfestingar bæjarstjórnar, skal tilgreina sérstaklega í dagskrá. 4. Önnur mál sem falla undir verksvið bæjarstjórnar og bæjarstjóri eða forseti ákveða að taka á dagskrá eða einhver bæjarfulltrúi óskar að tekin verði á dagskrá. Bæjarfulltrúi sem óskar að fá mál tekið á dagskrá bæjarstjórnarfundar skal tilkynna það bæjarstjóra og forseta skriflega, ásamt því að skila nauðsynlegum gögnum, fyrir kl. 11:00 á mánudegi fyrir reglulegan fundartíma bæjarstjórnar á miðvikudegi kl. 14:00. Tillaga að breyttri 10. grein: 10. gr. Dagskrá bæjarstjórnarfundar. Forseti bæjarstjórnar semur dagskrá bæjarstjórnarfundar í samráði við bæjarstjóra og forsætisnefnd og skal dagskráin fylgja fundarboði. Á dagskrá bæjarstjórnarfundar skal taka: 1. Lögákveðnar kosningar s.s. kosningar forseta og varaforseta bæjarstjórnar, kosn¬ingar nefnda, ráða og stjórna á vegum bæjarstjórnar, svo og ráðningu bæjar¬stjóra og helstu stjórnenda sveitarfélagsins og endurskoðenda þess. 2. Fundargerðir ráða, nefnda og stjórna á vegum sveitarfélagsins sem lagðar eru fram til kynningar. 3. Ályktanir og tillögur sem fram koma í fundargerðum, sbr. 2. tölul. hér að framan og þarfnast staðfestingar bæjarstjórnar, skal tilgreina sérstaklega í dagskrá. 4. Önnur mál sem falla undir verksvið bæjarstjórnar og bæjarstjóri eða forseti ákveða að taka á dagskrá eða einhver bæjarfulltrúi óskar að tekin verði á dag¬skrá. Bæjarfulltrúi sem óskar að fá mál tekið á dagskrá bæjarstjórnarfundar skal tilkynna það forsætisnefnd skriflega, ásamt því að skila nauðsynlegum gögnum, fyrir kl. 11.00 á mánudegi fyrir reglulegan fundeða á fundi forsætisnefndar í síðasta lagi. Tillaga að breytingu á 24. grein í núgildandi samþykkt Greinin í dag: 24. gr. Þóknun o.fl. Bæjarfulltrúi skal fá hæfilega þóknun úr bæjarsjóði fyrir störf sín í bæjarstjórn. Takist bæjarfulltrúi á hendur ferð á vegum sveitarfélagsins samkvæmt ákvörðun bæjarstjórnarinnar á hann rétt á greiðslu hæfilegs ferða- og dvalarkostnaðar. Bæjarstjórn setur nánari reglur um greiðslur skv. 1. mgr. Bæjarfulltrúi má ekki afsala sér greiðslum sem honum eru ákveðnar á grundvelli þessarar greinar. Tillaga að breyttri 24. grein: 24. gr. Þóknun o.fl. Bæjarfulltrúi skal fá hæfilega þóknun úr bæjarsjóði fyrir störf sín í bæjarstjórn. Takist bæjarfulltrúi á hendur ferð á vegum sveitarfélagsins samkvæmt ákvörðun bæjar¬stjórnar¬innar á hann rétt á greiðslu hæfilegs ferða- og dvalarkostnaðar. Forsætisnefnd skal setja nánari reglur um réttindi, kjör og starfsaðstöðu bæjarfulltrúa, svo sem um lífeyrissjóð, fæðingarorlof, starfslok, ferða-, dvalar- og ráðstefnukostnað o.fl.Bæjarfulltrú má ekki afsala sér greiðslum sem honum eru ákveðnar á grundvelli þessarar greinar.
Lagt fram.